İşverenlerin İş Kanunu bakımından yükümlü oldukları hususlardan birisi de herhangi bir işçinin işten ayrılması durumunda; işçinin yaptığı işi ve ne süredir çalıştığını gösteren belgeyi vermektir. Bu belgeye çalışma belgesi denilmektedir.
4857 sayılı İş Kanunu’nun 28’inci maddesinde “Çalışma Belgesi” hüküm altına alınmıştır.
“İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir. Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir. Bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır.”
Çalışma belgesine ilişkin hüküm aynı zamanda 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun 426’ncı maddesinde hüküm altındadır:
“İşveren, işçinin isteği üzerine her zaman, işin türünü ve süresini içeren bir hizmet belgesi vermekle yükümlüdür.
İşçinin açıkça istemde bulunması hâlinde, hizmet belgesinde onun iş görmedeki becerisi ile tutum ve davranışları da belirtilir.
Hizmet belgesinin zamanında verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veya işçiyi işe alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir.”
Görüldüğü üzere çalışma belgesi hem İş Kanunu hem de Türk Borçlar Kanunu kapsamında verilmesi zorunlu tutulan bir belgedir.
Çalışma belgesinin şekli konusunda ise ilgili kanunlarda herhangi bir şart öngörülmemiştir. Ancak çalışma belgesi işlevi itibarıyla işçinin yeni işverene vereceği böylece kendisi ile ilgili bir kanaate varılacağı düşünüldüğünde, eski işyerinin unvanı, işçiye ait kimlik bilgileri, işe başlama ve bitiş tarihi, çalıştığı bölüm, görevi, unvanı ve çalışma süresi gibi bilgilerin çalışma belgesi içeriğinde mutlaka yer alması gerekmektedir.
Ek olarak çalışma belgesinin işveren tarafından, çalışanın talebi olmadan ve fesih nedenine bakılmaksızın işten ayrılan tüm çalışanlar için düzenlenmesi ve işçinin imzası taşıyan bir suretinin özlük dosyasında muhafaza edilmesi gerekmektedir.
İşten ayrılan işçiye çalışma Belgesi vermemek yahut belgeye gerçeğe aykırı bilgi yazılması hallerinde ise İş Kanunu'nun 99/1-d Maddesi uyarınca, adına çalışma belgesi düzenlenmeyen idari para cezası gündeme gelecektir. İdari para cezasının 2024 yılında geçerli olan tutarı 1.402 TL’dir.