Bir önceki yazımızda, anonim şirketlerde pay sahiplerinin genel kurul toplantılarında temsiline ilişkin mevzuatta öngörülen esaslardan bahsetmiştik. Bu yazımızda ise, Türk Ticaret Kanunu’nda pay sahiplerinin genel kurula temsilci aracılığıyla katılımı için düzenlenen “tevdi eden temsilcisi”ne ilişkin uygulama açısından önemli gördüğümüz bazı hususlara değineceğiz.
Mevzuatta açıkça tanımlanmayan “tevdi”, sözlük anlamıyla bir şeyi başkasına emanet etme, bırakma, verme, yatırma gibi anlamlara geliyor. Bu yazımız açısından tevdi, payların kayden veya pay senetlerinin fiziki olarak saklanması ve/veya korunması için veya başka bir sözleşmesel sebeple bir başka kişi ya da kuruluşa bırakılmasını ifade ediyor. Tevdi eden pay sahibinin, paylarını ya da pay senetlerini emanet ettiği kişi veya kuruluşlara şirket genel kurul toplantılarında temsil yetkisi de vermesi halinde, tevdi eden temsilcisi gündeme geliyor. Bu durumda, tevdi eden temsilcisi, genel kurula katılarak tevdi eden pay sahibini temsil ederek onun adına ve hesabına oy kullanabiliyor.
Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’te (Yönetmelik) tevdi eden temsilcisi olarak aracı kurumlar, portföy yönetim şirketleri, saklama kuruluşları ve rehin alacaklısı tanımlanıyor. Bunun yanında, Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili hükmünün gerekçesi uyarınca tevdi eden temsilcisi olarak kasa hizmetleri veren bankalar, yatırım yöneticileri ve ayrıca avukatlar yetkilendirilebiliyor. Aynı pay sahibini temsilen genel kurul toplantısına katılacak birden fazla tevdi eden temsilcisi yetkilendirilebiliyor. Aynı pay sahibini temsil eden her bir tevdi eden temsilcisinin temsil ettiği paylar için ayrı oy hakkı bulunuyor.
Tevdi eden temsilcisinin genel kurul toplantısına katılabilmesi ve oy hakkını kullanabilmesi için yetkilendirme iki şekilde yapılabiliyor. İlk olarak, tevdi eden ile tevdi edilen arasındaki sözleşmede, bu paylardan kaynaklanan oy hakkının tevdi edilen tarafından kullanılacağına ilişkin açık bir hükme yazılı şekilde yer verilebiliyor. İkinci bir yol ise Yönetmelik ekinde öngörülen özel vekâletname şeklinde düzenlenen bir temsil belgesinin verilmesi. Ancak tevdi eden temsilcisinin sözleşme ile yetkilendirildiği durumda, uygulamada temsilcinin genel kurula katılabilmesi için temsil belgesini ibraz etmesi talep edilebiliyor. Bu noktada, Yönetmelik hükmü gereği sözleşmeyle de yetki verilebileceği göz önüne alındığında, ayrıca bir temsil belgesinin düzenlenmediği hallerde taraflar arasındaki sözleşmede Yönetmelik ekinde yer alan özel vekâletnamedeki asgari unsurlara yer verilmesi yerinde olur. Bunun yanında, tevdi eden temsilcisinin atanması elektronik genel kurul sistemi üzerinden de yapılabiliyor. Ayrıca, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik’te pay sahibinin elektronik genel kurula şahsen veya temsilci aracılığıyla katılma tercihine ilişkin bildirimin, pay sahibinin talimatına uygun olması şartıyla, katılım hakkının tevdi edildiği kuruluş tarafından yapılabilmesi imkânı da tanınıyor.
Mevzuat uyarınca tevdi edilenin, nasıl hareket etmesi gerektiği konusunda talimat almak için her genel kurul toplantısından önce tevdi edene başvurması gerekiyor. Ancak temsilcinin bu yükümlülüğünü yerine getirmeden genel kurula katılmış olması hali Türk Ticaret Kanunu nezdinde genel kurula yetkisiz katılma anlamına gelmiyor. Bu doğrultuda pay sahibinin tevdi eden temsilcisinin genel kurula yetkisiz katıldığına yönelik itiraz hakkı bulunmuyor.
Tevdi eden temsilcisinin daha önce yetkilendirilmiş olması, her bir genel kurul toplantısı için ayrıca talimat alma yükümlülüğünü ortadan kaldırmıyor. Dolayısıyla, tevdi edenin vereceği talimat, temsil için yetki verilen genel kurul toplantısı bakımından geçerli oluyor. Genel kurul toplantısının ertelenmesi halinde ise hukuken ilgili toplantının devamı sayılan genel kurul toplantısı için de geçerli oluyor. Zamanında bildirim yapılmakla birlikte tevdi edenden talimat alınamamışsa tevdi edilen oyunu genel talimata uygun olarak kullanabiliyor. Böyle bir talimat yoksa tevdi edilenin oyunu yönetim kurulunun önerileri yönünde vermesi gerekiyor.
Tevdi eden, temsilcinin genel kurula katılması ve oy hakkının kullanımına yönelik talimatlarını, her bir gündem maddesi bakımından kabul veya reddettiğine dair tercihini de belirterek ayrı ayrı verebiliyor. Talimata ilişkin bildirim, Yönetmelik ekinde yer alan talimat formu örneği ile yapılabileceği gibi bu formda yer alan bilgileri ihtiva edecek şekilde taraflar arasında kararlaştırılan iletişim araçlarıyla da yapılabiliyor. Genel kurula elektronik ortamda katılım halinde ise, pay sahibi, her bir gündem maddesine ilişkin talimatlarını elektronik genel kurul sistemi üzerinden yine ayrı ayrı belirleyebilip tevdi eden temsilcisine iletebiliyor.
Sonuç itibariyle, tevdi eden temsilcisi tayin edilirken belirli kişi ve kuruluşların temsilci olarak belirlenebileceğine yönelik mevzuat hükümlerine ve tevdi eden temsilcisinin yetkilendirilme şekline dikkat etmek gerekiyor. Ek olarak, aynı pay sahibi adına birden fazla tevdi eden temsilcisinin atanabilme imkânı da göz önünde bulundurulduğunda, tevdi edilenin her bir genel kurul toplantısı bakımından talimat alma yükümlülüğü, pay sahibinin genel kurula katılma ve oy hakkına ilişkin menfaatleri için ayrı bir önem kazanıyor.
Av. Emin Zonturoğlu’nun katkılarıyla