Verimsiz toplantılara iptal

TUNÇ DİPTAŞ

Ardı arkası kesilmeyen toplantılar sizin de canınızı sıkıyor mu?

Harvard Business Review dergisinin farklı sektörlerden 182 üst düzey yönetici ile yaptığı araştırmaya göre, katılımcıların %65’i toplantılar nedeniyle kendi işlerini yapamadıklarını, %71’i toplantıların verimsiz olduğunu, %64’ü toplantıların bir konu üzerinde derinlemesine düşünmeye imkân sağlamadığını ve %62’si toplantıların ekibi birbirine yaklaştıracak fırsatlar yaratmadığını belirtmiş. Bir başka çalışmaya göre, toplantı katılımcılarının %91’i toplantılar sırasında hayal kurduğunu, %39’u bazen uyuduğunu ve %73’ü toplantılar sırasında başka işler yaptığını ifade ediyor.

Yapılan araştırmalar, iş dünyasında toplantıların verimsizliğini net bir şekilde ortaya koyuyor. Performans artırma üzerine çalışmalar yaptığım yöneticiler ve şirket çalışanları da akşamlara kadar süren toplantılar yüzünden çalışmaya ancak gece başlayabildiklerini ve bu nedenle verimliliklerinin ciddi şekilde düştüğünü dile getiriyorlar.

Toplantıların neden bu kadar verimsiz olduğunu düşündüğümde, gözlemim şu şekilde: Toplantıları düzenleyen yöneticiler, toplantı sayısı arttıkça firma çalışanlarını daha iyi kontrol ettiklerine inanıyor ve kendilerini daha önemli hissediyorlar. Yani, bu süreçte, kendi egolarını tatmin ederken, çalışanların verimliliğinin hızla düştüğünün farkına varmıyorlar.

Peki, bu durumda ne yapmalı?

Çözüm, toplantıları bir kontrol aracı olarak görmekten vazgeçip, ortak hedefler ve amaçlar etrafında birleşmek, ekip üyelerinin birbirini daha iyi tanımasını ve onlara ilham vermeyi sağlayan bir fırsat olarak değerlendirmekten geçiyor.

Toplantıları daha verimli hale getirmek için önerilerim ise şöyle:

1. Eğlendirin:Artık bilgi çağında değil, eğlence çağında yaşıyoruz. İnsanların ilgisini çekmek ve toplantı deneyimini keyifli hale getirmek için hikâye anlatımı, mizah veya dinamik sunumlar kullanarak katılımcıları duygusal olarak etkileyin.
2. Öğretin: Katılımcılara değerli, güncel ve kanıtlanmış bilgi, içgörü ve stratejiler sunarak yeni kavramlar veya beceriler öğretin. Bunu anlaşılır ve akılda kalıcı bir şekilde yapın ki, insanlar toplantıdan pratik ve uygulanabilir bilgilerle ayrılabilsinler.
3. Cesaretlendirin:İnsanlara öğrendiklerini uygulamaya koymaları ve olumlu değişiklikler yapmaları için ilham verin. Onları, harekete geçmeye ve öğrendiklerini pratiğe dökmeye teşvik edin.
4. Net hedefler belirleyin: Amacı ve hedefi belirlenmemiş toplantılar, yalnızca zaman israfıdır. Katılımcılar, toplantının neden yapıldığını ve neyin başarılmak istendiğini net bir şekilde bilmelidir.
5. Başarıları kutlayın:Toplantının bir bölümünü, çalışanların birbirlerinin başarılarını kutlamasına ayırın. Bu, takım içinde güveni pekiştirir ve uyumlu çalışmayı destekler.
6. Açık bir iletişim ortamı yaratın: Herkesin rahatça konuşabileceği ve fikirlerini özgürce paylaşabileceği bir ortam oluşturun. Eleştiri yapmayı veya yeni bir fikir öne sürmeyi düşünüyorsanız, en son konuşan olmaya özen gösterin. 
7. Diyaloğu derinleştirin: "Bu hafta sizi etkileyen en önemli olay neydi?" veya "Bugün kendinizi nasıl hissediyorsunuz?" gibi sorular sorarak, ekibin birbirini daha iyi tanımasına ve anlamasına olanak tanıyın.
8. Zamanı etkili kullanın: Her gün toplantı yapıyorsanız, süresini 25 dakikadan fazla tutmayın. Haftada bir yapılan toplantılar için ise 75 dakikayı geçmemeye özen gösterin. Süreyi ne kadar kısa tutarsanız, toplantının verimliliği o kadar artar.

Etkin bir şekilde uygulandığında, toplantılar derin bağlar kurmanızı ve daha etkili çalışmayı sağlar. Psikolog Adam Grant, toplantı düzenlemek için dört sebep olması gerektiğini söyler: "Karar almak, öğrenmek, bağ kurmak ve harekete geçmek."

Eğer bir toplantı bu amaçlardan herhangi birini uygulamaya koymuyorsa, Grant’ın tavsiyesi net: "İptal edin."